github david-loe/abrechnung v3.0.0
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Mit v3.0.0 erhält abrechnung eine integrierte Buchhaltung mit Sachkonten, Kostenpositionen und SEPA-Export. Dazu kommen Auslagenabrechnungen in Fremdwährungen, neue Importmöglichkeiten und erweiterte Funktionen für Genehmigung und Verwaltung.

Buchhaltung und Zahlungsverkehr

  • Buchungssätze und Sachkonten: Für Vorschüsse sowie Reise-, Auslagen- und Krankenkostenabrechnungen werden Soll-/Haben-Buchungen erzeugt. Kontenzuordnungen für Reisekosten, Forderungen, Verbindlichkeiten und Kursdifferenzen lassen sich je Organisation konfigurieren.
  • Mehrere Kostenpositionen pro Beleg: Kosten können auf Positionen mit eigener Beschreibung, Projektzuordnung, Kategorie und Umsatzsteuersatz aufgeteilt werden.
  • Umsatzsteuer und Vorsteuer: Organisationen können die Umsatzsteuerbuchhaltung aktivieren und Steuersätze mit Vorsteuerkonten hinterlegen. Steuerbeträge lassen sich bei Bedarf manuell an den Beleg anpassen; die Berechnung berücksichtigt die Einstellungen der Organisation.
  • Kategorien mit Kontenzuordnung: Kategorien werden Sachkonten zugeordnet und können für Reisen, Auslagen oder beide Bereiche freigegeben werden.
  • Buchungs- und SEPA-Export: Buchungen können als CSV exportiert werden. Ein zusätzliches ZIP-Paket enthält die Buchungsdatei und SEPA-XML-Dateien für Auszahlungen, mit wählbarem Ausführungsdatum und Auszahlungskonto je Organisation. Optional werden passende Bankbuchungen ergänzt.
  • Bankverbindungen und Personalnummern: Nutzende können ihre Bankverbindung in den persönlichen Einstellungen pflegen; die Verwaltung kann zusätzlich Personalnummern hinterlegen. Bankverbindungen sind optional und können wieder entfernt werden. Für Organisationen sind mehrere Auszahlungskonten möglich.

Fremdwährungen und Vorschüsse

  • Auslagenabrechnungen in einer einheitlichen Fremdwährung: Eine Abrechnung kann vollständig in einer ausgewählten Fremdwährung geführt und über einen Wechselkurs zum gewählten Stichtag in EUR umgerechnet werden. Die Prüfung erkennt abweichende Währungen bei Auslagen und Vorschüssen.
  • Vorschüsse in ihrer ursprünglichen Währung: Restbeträge und Verrechnungen werden in der Vorschusswährung geführt. Bei der Auswahl werden passende Währungen berücksichtigt; Kursdifferenzen fließen in die Buchhaltung ein.

Importe und Arbeitsabläufe

  • CSV-Import für Berichte: Reisen und Vorschüsse können in der Genehmigungsansicht, Auslagenabrechnungen in der Prüfungsansicht importiert werden. Einzelne Auslagen lassen sich ebenfalls per CSV in eine Auslagenabrechnung übernehmen. Vorlagen und Fehlermeldungen mit Zeilenbezug unterstützen den Import.
  • CSV-Import für Stammdaten: Kategorien und Sachkonten können gesammelt importiert werden.
  • Reiseetappen übernehmen: Etappen aus anderen eigenen Reisen können in eine neue Reise übernommen werden. Die Zeiten werden an den Reisebeginn angepasst; Belege und manuell erfasste Kosten werden nicht mitkopiert. Bei der ersten neu angelegten Etappe ist das Abreisedatum mit dem Reisebeginn vorbelegt.
  • Genehmigungen zurückziehen: Zuständige Projektverantwortliche können Genehmigungen von Reisen und Vorschüssen zurückziehen. Bei Vorschüssen ist dies nur möglich, solange sie weder als erhalten markiert noch verrechnet wurden.
  • Offene Aufgaben auf einen Blick: Zähler zeigen an, wie viele Vorgänge zur Genehmigung, Prüfung oder Buchung anstehen.
  • Schutz vor ungespeicherten Änderungen: Beim Verlassen oder Schließen bearbeiteter Formulare erscheint eine Warnung. Das Schließen von Dialogen und anschließende Seitenwechsel wurden stabilisiert.

Verwaltung

  • Berichtsansicht für Administratoren: Die Administration kann alle aktuellen Berichte einschließlich Vorschüssen einsehen und Belege öffnen. Für buchbare und gebuchte Berichte stehen auch PDFs bereit.
  • Eigenständiges Recht zum Anlegen von Nutzenden und Projekten: Mit der neuen Berechtigung create/usersAndProjects lassen sich Nutzende und Projekte einschließlich CSV-Import anlegen, ohne vollständige Administrationsrechte zu vergeben.
  • Hintergrundaufträge verwalten: Eine neue Übersicht zeigt Status, Laufzeiten, Versuche und Fehlerdetails der Worker-Aufträge. Fehlgeschlagene Aufträge können erneut gestartet werden. Bei endgültigen Fehlern werden Administratoren über konfigurierte E-Mail- und Push-Kanäle benachrichtigt.

Hinweise zum Upgrade und inkompatible Änderungen

  • Zuerst auf v2.6.3 aktualisieren: Direkte Upgrades von älteren Versionen werden vom v3-Setup abgewiesen. Neuinstallationen benötigen keinen Zwischenschritt.
  • Datenmigration vorab prüfen: Das Setup auf einer Sicherungskopie erproben und die ursprüngliche Sicherung aufbewahren, bis Beträge, Belege und Exporte geprüft wurden. Die Migration übernimmt bestehende Kosten in das Positionsmodell und erhält gespeicherte EUR-Beträge sowie historische Summen. Widersprüchliche Währungsdaten können die Migration stoppen; Fremdwährungskosten ohne gespeicherten EUR-Betrag werden als Warnung zur manuellen Prüfung ausgegeben.
  • Buchhaltung konfigurieren: Die Migration legt Standardkonten und Kontenzuordnungen an. Diese vor dem ersten Buchungs- oder SEPA-Export prüfen und an die eigene Organisation anpassen. Umsatzsteuer- und zusätzliche Bankbuchungen sind zunächst deaktiviert; Auszahlungskonten müssen hinterlegt werden.
  • API-Anbindungen anpassen: Kosten verwenden nun cost.positions anstelle eines einzelnen cost.amount; Projekt und Kategorie gehören zur jeweiligen Position. Vorschussverrechnungen und Zusammenfassungen enthalten Währungsinformationen. GET /auth/authenticated liefert nun einen Authentifizierungskontext als JSON. Eigene Integrationen und Exportverarbeitungen müssen die neuen Strukturen berücksichtigen.
  • PDF-Ablage auf dem Server entfernt: Die bisherige Option BACKEND_SAVE_REPORTS_ON_DISK und die zugehörige Integration entfallen. Für den automatischen Versand die E-Mail-Funktion in den Verbindungseinstellungen verwenden.

What's Changed

Full Changelog: v2.6.3...v3.0.0

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